Jak przebiega niszczenie dokumentów w profesjonalnej firmie?
Firmy, które zajmują się utylizacją dokumentów, np. Destroy, powinny działać zgodnie z obowiązującymi normami oraz przepisami – w tym z rozporządzeniem RODO. Muszą więc dbać o to, aby cały proces niszczenia odbył się bez naruszenia poufności danych. Jak to wygląda w praktyce?
Wycena niszczenia dokumentów
Pierwszym krokiem współpracy jest wycena. Ile kosztuje niszczenie dokumentów Opole? Przy oszacowaniu kosztów znaczenie mają liczba akt do utylizacji, ich specyfika (np. rozmiar, typ papieru) czy ustalony zakres współpracy. Co ważne, koszty współpracy z podmiotem zewnętrznym mogą być znacznie niższe niż te związane z samodzielną utylizacją dokumentacji.
Przygotowanie dokumentów do utylizacji
Profesjonalna utylizacja odbywa się najczęściej w siedzibie firmy, która się tym zajmuje. Dlatego trzeba zabezpieczyć dokumenty na czas transportu. Niezbędne jest dostarczenie przez usługodawcę profesjonalnych pudeł – zamykanych na klucz i zabezpieczonych przed nieautoryzowanym otwarciem. Wystarczy umieścić w nich segregatory i teczki, a następnie zamknąć je i przekazać specjalistom.
Co ważne, usługodawca powinien także umożliwić niszczenie dokumentacji na terenie Twojej firmy. Jest to ważne, jeżeli dysponujesz dokumentami, które nie mogą lub nie powinny opuszczać jej terenu.
Bezpieczny transport dokumentów do zniszczenia
Jeśli zdecydujesz się na niszczenie dokumentów w siedzibie usługodawcy, to kolejnym elementem usługi będzie przewóz dokumentacji samochodami z systemem GPS.
Trasa jest monitorowana i kontrolowana, co zwiększa bezpieczeństwo transportu. Przewóz w takich warunkach zapewnia, że wszystkie akta docierają w nienaruszonym stanie do miejsca utylizacji.
Niszczenie dokumentów z wykorzystaniem profesjonalnego sprzętu
Gdy potrzebna jest utylizacja dokumentów Oleśnica, profesjonalne firmy wykorzystują do jej przeprowadzenia zaawansowane niszczarki klasy P-4 lub wyższej. Pozwala to spełnić wymogi 3 klasy utajnienia według normy ISO 21964, a co za tym idzie – zrealizować warunki niszczenia akt wynikające z RODO.
Wystawienie certyfikatu utylizacji
Przepisy RODO wskazują, że niszczenie dokumentów powinno być potwierdzone. Dlatego wykonawcy usług w tym zakresie powinien sporządzić odpowiedni certyfikat i przekazać Ci wraz z fakturą za wykonanie zlecenia. Taki dokument jest przydatny np. podczas kontroli Urzędu Ochrony Danych Osobowych, więc należy go zachować.
Warto wziąć pod uwagę powyższe wskazówki przy wyborze partnera w zakresie utylizacji dokumentów. Wykonawca, który spełnia te wytyczne, zrealizuje zadanie zgodnie z przepisami i w sposób bezpieczny dla interesów Twojej firmy.






















Napisz komentarz
Komentarze