Odpowiedni moment na zmianę biura
Moment najbardziej optymalny na zmianę biura rachunkowego w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością to z reguły czas, na który przypada zakończenie roku obrotowego. W takim przypadku przejęcie dokumentacji i kontynuowanie prowadzenia ksiąg rachunkowych jest możliwe od początku nowego okresu sprawozdawczego, co stanowi spore ułatwienie. Spółka unika bowiem konieczności weryfikacji operacji gospodarczych, które zostały już zaksięgowane. Nowe biuro rachunkowe rozpoczyna pracę w oparciu o kompletne zestawienie bilansowe, dzięki czemu zyskuje większą przejrzystość działań i może łatwiej ustalić stan wyjściowy. Zmiana specjalistów w takim momencie znacząco ogranicza ryzyko rozbieżności między dokumentacją księgową, a rzeczywistym stanem finansowym danego podmiotu.
Przekazanie ważnej dokumentacji
Zmieniając podmiot odpowiedzialny za księgowość spółka z oo jest zobowiązana do przekazania zatrudnionym specjalistom kompletnej dokumentacji księgowej i kadrowo-płacowej. Nowe biuro musi mieć wgląd zarówno w księgi rachunkowe czy ewidencje, jak i poszczególne deklaracje podatkowe, umowy handlowe i pracownicze, struktury JPK czy dane o środkach trwałych. Informacje te należy przekazać terminowo, aby uniknąć potencjalnych opóźnień w realizacji obowiązków spółki względem organów podatkowych i ubezpieczeniowych. Firmy prowadzące księgowość dla spółek mogą też dzięki temu zapewnić ciągłość procesów księgowych. Do najważniejszych aspektów należy zapewnienie kompletności dokumentacji, a także jej potwierdzenie stosownym protokołem odbioru.
Zakres odpowiedzialności
W wielu przypadkach zmiana biura rachunkowego przypada na przełom roku kalendarzowego. W takiej sytuacji należy ustalić fakt zobowiązania podmiotu do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego oraz rozliczenia podatkowego. Jeżeli umowa z poprzednim biurem obejmował wykonanie rozliczenia rocznego w ramach ustalonych obowiązków, to nawet po zakończeniu współpracy biuro ma obowiązek realizację wszystkich prac objętych okresem sprawozdawczym. W przeciwnym razie spółka może ponieść dodatkowe koszty, a wszelkie nieporozumienia stwarzają ryzyko przekroczenia terminów ustawowych. Zakres obowiązków obu stron powinien być jasno i precyzyjnie określony. Aby uniknąć opóźnień w realizacji obowiązków podatkowych, warto nawiązać współpracę ze sprawdzonymi ekspertami. Usługi takie realizują specjaliści Acasta, z których ofertą można się zapoznać na stronie: https://acasta.com.pl/pelna-ksiegowosc. Miejscem działalności biura jest Warszawa, jednak firma świadczy swoje usługi również przez internet. Wybierając księgowość online spółka zyskuje wysoką transparentność współpracy.
Efektywna procedura zmiany biura
Spółka z oo prowadzenie księgowości może zmienić po odpowiednim przygotowaniu na poziomie organizacyjnym. Podmiot powinien formalnie wypowiedzieć dotychczasową umowę, a następnie podpisać nową i dopełnić wszystkich obowiązków rejestracyjnych dotyczących zmiany miejsca przechowywania dokumentacji księgowej. Istotnym etapem jest odwołanie wszelkich upoważnień nadanych wcześniejszemu biuru, szczególnie w zakresie reprezentowania spółki przed organami skarbowymi czy ZUS. Warto pamiętać, że zmiana biura rachunkowego nie powinna zakłócać rozliczeń z kontrahentami oraz wpływać na terminowość składanych deklaracji. Proces ten musi być zatem przeprowadzony z wyprzedzeniem. Podstawę bezpiecznego przekazania obowiązków do nowego biura stanowi dobra komunikacja oraz stuprocentowa transparentność.
Napisz komentarz
Komentarze